Base de Conhecimento – Reserva de data para solenidade de colação de grau 

Orientações às coordenações quanto à reserva de data para solenidade de colação de grau: 

1) Os processos serão respondidos pela Secretaria dos Órgãos Colegiados (SOC) obedecendo a ordem de chegada (data/hora) do processo devidamente instruído na unidade SEI UFPR/R/GAB/SOC.   

2) A comissão de formatura deverá escolher a data desejada dentre as datas disponíveis na página da SOC.  

3) A coordenação de curso, a partir da solicitação da comissão de formatura, deverá iniciar um único processo do tipo “Graduação: Colação de Grau com Solenidade” via SEI, solicitando a reserva da data por meio de ofício contendo os seguintes dados obrigatórios: data, horário de início e local da realização do evento.   
Obs: Nesse momento ainda não é necessário encaminhar o processo à Secretaria dos Órgãos Colegiados (SOC). 

4) A coordenação de curso deverá encaminhar o processo com o pedido de reserva de data primeiramente à PROGRAD (UFPR/R/PROGRAD/COPAP), que dará o retorno para a coordenação de curso informando se a solenidade na data solicitada é possível ou não, de acordo com a verificação quanto ao cumprimento das exigências legais e dos prazos estabelecidos na regulamentação da UFPR.  
Obs: Aguardar o retorno da COPAP e somente após seguir para o item 5. 

5) Se o retorno da UFPR/R/PROGRAD/COPAP for negativo, a coordenação de curso deverá verificar junto à comissão de formatura a nova data e reiniciar a partir do item 3.  

6) Se o retorno da PROGRAD for positivo, o processo deverá ser encaminhado à SOC (UFPR/R/GAB/SOC), via ofício da coordenação de curso, solicitando a confirmação da reserva da data. 

7) Atendida a lista de verificação para admissão do processo, a SOC atualizará o calendário da página com a reserva confirmada, retornará o processo à coordenação de curso com a confirmação e informará que, em caso de qualquer alteração quanto à data, local ou horário do evento, a coordenação de curso deverá informar à SOC e demais unidades envolvidas, no mesmo processo SEI.  

8) A reserva do local a ser realizada a solenidade de colação de grau é responsabilidade da comissão de formatura, mesmo nos casos em que o local escolhido for o Teatro da Reitoria. Nos casos em que o local escolhido para o evento for o Teatro da Reitoria, a coordenação de curso deverá orientar a comissão de formatura para que um representante entre em contato com o Teatro da Reitoria para receber informações e orientações acerca dos produtos e serviços incluídos na reserva, normas de uso do espaço e subsequente assinatura do Termo de Autorização de Uso. Contato: (41)3360-5005 e e-mail teatro@ufpr.br. 

9) A Coordenação de Curso deverá informar o Cerimonial do Gabinete da UFPR (e-mail: cerimonial@ufpr.br, telefones: (41) 3360-5028 | (41) 3360-5014), quanto à confirmação da reserva da data para a solenidade de colação de grau. 

10) A SOC não aceitará pré-reservas ou pedidos de reservas incompletos.